Obowiązek posiadania kasy dotyczy podatników prowadzących sprzedaż na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, w tym rolników ryczałtowych. 20 000 rocznie to limit sprzedaży gotówkowej, który upoważnia do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy.
Oznacza to, że po przekroczeniu ustalonego progu automatycznie powstaje obowiązek polegający na zainstalowaniu I posiadaniu kasy, a także rejestrowanie, przy użyciu tego urządzenia, sprzedaży na rzecz osób fizycznych, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Kasa fiskalna online funkcjonuje już od 1 maja 2019 roku.
Oficjalnie kasę fiskalną online powinny posiadać podmioty, które świadczą stałe lub sezonowe usługi, które są związane z wyżywieniem – na przykład stacjonarne placówki gastronomiczne czy usługi krótkotrwałego zakwaterowania, podmioty zajmujące się sprzedażą brykietu, węgla oraz podobnych paliw stałych, które wytwarzane są z węgla, bądź węgla brunatnego, do spisu zalicza się również koks I półkoks przeznaczony do celów opałowych.
Oprócz wymienionych powyżej jednostek od 2021 roku dołączają przedsiębiorstwa fryzjerskie, budowlane, prawnicze, kosmetyczne oraz kosmetologiczne, związane z opieką medyczną świadczoną przez lekarzy I lekarzy dentystów, a również przedmioty związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej, tutaj tylko w zakresie wstępu. Kasa fiskalna Online jest stosunkowo nowym typem urządzenia fiskalnego, a jego celem jest rejestr raportów dobowych, informacji o płatnościach oraz paragonów. Zasada ewidencjonowania sprzedaży na nowoczesnych kasach online będzie jednak taka sama jak przy używaniu zwykłej kasy fiskalnej – każda z transakcji ma powinność zarejestrowania, a po dokonaniu płatności klient powinien uzyskać paragon.
Kasa fiskalna online drukuje e-paragony, przy czym zapisuje ich kopie. Bez zmian pozostaje także obowiązek przechowywania dokumentów fiskalnych oraz ich kopii, zapewnienie stanu technicznego kasy, który gwarantuje bardzo czytelny wydruk paragonów, a także obowiązek umieszczenia wyświetlacza kasy w takim miejscu, który może być łatwo zauważalny I umożliwiać czytelne sprawdzenie na nim udostępnianych danych przez nabywcę. Kiedy używamy Kasy Fiskalnej Online możemy wystawić łączny raport fiskalny okresowy zamiast klasycznego raportu fiskalnego okresowego.
Kasa ONLINE posiada stałe połączenie z Internetem – co umożliwia łączenie się, a także przesyłanie do CRK, czyli Centralnego Rejestru Kas, zwanego także Repozytorium, wszelkich zgromadzonych informacji. Jest to kolejny I nowy sposób na uszczelnianie systemu podatkowego, a sama funkcja szybkiego przesyłania ze stałym łączem ma służyć wyeliminowaniu nieprawidłowości w dokumentowaniu obrotów przez podatników. CRK przechowuje zbiór danych, takich jak dokumenty niefiskalne, informacje odnośnie dokonanych przeglądach okresowych oraz raportach dobowych, a również paragony fiskalne. Warto wiedzieć, iż Centralny Rejestr Kas prowadzony jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.